Viisi vinkkiä yrityksen asiakasviestinnän yhtenäistämiseen hankalissa tilanteissa

Paremmin sanottu kuin tehty1. Miettikää, millaisia tekstejä voitte yhdenmukaistaa yrityksenne viestinnässä. Yhtenäinen tyyli, johon kuuluvat esimerkiksi valmiit vastauspohjat tai -fraasit, joita voi tilannekohtaisesti muokata, säästävät parhaimmillaan työaikaa ja antavat apua kiperässä tilanteessa, kun asiakkaan ärhäkkä viesti harmittaa.

2. Pohtikaa, mikä on yrityksellenne sopivaa tyyliä pahoitteluviesteissä tai reklamaatioihin vastaamisessa. Vastataanko viesteihin minä- vai me-muodossa? Pahoitellaanko vai pyydetäänkö anteeksi? Suositaanko teitittelyä sinuttelun sijaan? Vastataanko kaikenikäisille samalla tavalla? Kannattaa keskustella yhdessä siitä, mitkä ovat tyypillisimpiä tilanteita, jotka toistuvat ja joita joudutaan käsittelemään. Miettikää samalla, mitä muita hyötyjä yhdenmukaistamisesta voisi olla kuin vain ajansäästö.

3. Myös vastausviestin kielen on oltava hyvää, eli pilkkujen, yhdyssanojen ja ilmausten muotoilujen on oltava kohdillaan. Tästä syystä yrityksen kannattaa panostaa kielenhuollon koulutuksiin. Kielenhuoltoa voi opiskella myös itse ja ilmaiseksi, sillä esimerkiksi netti on täynnä hyödyllisiä ja ilmaisia oppaita, joista saa apua helposti omaan työhön. Yrityksen toiminta on asiakkaan mielestä todennäköisesti valituksen ja reklamaation jälkeen entistä huonommalla tolalla, jos teksti vilisee kirjoitusvirheitä ja annetaan vaikutelma, ettei oikeakielisyydestä välitetä.

4. Selkeä vastausrakenne auttaa viestin saajaa vastaanottamaan viestin sisällön. Selkeästi ryhmitellyt, lyhyet tekstikappaleet auttavat asian hahmottamisessa. Jokaisen vastaajan kannattaa miettiä, mikä on paras viestin vastausrakenne, johon kuuluvat kiitokset ja pahoittelut sekä tarvittavat perustelut ja lisäkysymykset tilanteesta riippuen.

5. Harkitkaa, voisitteko koota työpaikallanne ryhmän, joka miettii vastaamisen tyyliin, fraaseihin, mallivastauspohjiin ja kielenhuoltoon liittyviä asioita. Kannattaa myös luetuttaa oma asiakkaalle lähtevä vastausviesti työkaverilla ennen lähetystä, jotta pahimmat kärkevyydet tulevat poistetuksi ja itsellekin jää parempi mieli asian hoidosta.

Teksti: Taina Parviainen

——————————————–

Paremmin sanottu kuin tehty ilmestyy joulukuussa 2017.

Kirjan julkistamistilaisuus pidetään 26.1. 2018 Ilmoittaudu mukaan täältä.

Hymy on asiakaskokemuksen mittari

Välittäminen on paras markkinointistrategia, selviää uutuuskirjasta Viiden tähden asiakaskokemus.

Perttu AhvenainenJanne Gylling ja Sani Leino ovat yhdistäneet voimansa kirjassa Viiden tähden asiakaskokemus. Ahvenainen on keskittynyt tarinoihin, Leino on kahlannut läpi sekä suomalaisia että kansainvälisiä tutkimuksia ja Gylling on pitänyt huolta, että kirja itsessään on hyvännäköinen ja miellyttävä lukukokemus.

Kirja tarjoaakin varsin monipuolisen paketin asiakaskokemuksen perusteisiin. Tutkimuksista kerätty data hätkähdyttää:

89 % kuluttajista on lopettanut joskus asiakkuuden huonon asiakaskokemuksen takia.

86 % asiakkaista olisi valmis maksamaan enemmän palvelusta, jos asiakaskokemus olisi parempi.

78 % globaalien yritysten johdosta pitää hyvää asiakaskokemusta kilpailuetuna, mutta suomalaisten yritysten johtajista näin ajattelee vain 40 prosenttia.

Tästä kirjailijat ovatkin vetäneet varsin suoraviivaisen johtopäätöksen: suomalaisyhtiöiden johtajia ei asiakaskokemus kiinnosta. Vain viidessä prosentissa suomalaisista pörssiyrityksistä istuu hallituksessa asiakaskokemuksesta vastaava henkilö.

Pelisilmää ja inhimillisyyttä

Sani Leino on jakanut kirjassa asiakaskokemuksen kolmeen osa-alueeseen, johon kuuluvat fyysinen kohtaaminen asiakkaan kanssa, digitaalinen kohtaaminen sekä tiedostamaton kohtaaminen brändin kanssa.

Kaikki nämä yhdessä rakentavat mielikuvaa yrityksestä, eikä asiakasta kiinnosta, mikä osa-alueista ei toimi. Jokaisessa kohtaamisessa pitää onnistua tuottamaan positiivinen tunnejälki.

Vaikka kirjan voisi kuvitella keskittyvän digitaalisuuteen, niin se ei todellakaan tee. Pelisilmä ja inhimillisyys ovat itseasiassa asiakaskohtaamisen tärkeimpiä elementtejä.

– Paras markkinointistrategia on välittäminen. Välitä ihmisestä aidosti ja oikeasti, Leino kiteyttää.

Lisäksi kirjassa nostetaan vahvasti esille yrityskulttuurin ja työpäiväkokemuksen merkitys hyvän asiakaskokemuksen synnyssä. Työntekijä, joka kokee olevansa merkityksellinen, jakaa samaa tunnetta eteenpäin. Hyvä asiakaskokemus kertookin usein laadukkaasta ja työntekijää arvostavasta esimiestyöstä.

Astu asiakkaan saappaisiin

Suomalaisessa kulttuurissa on yleistä ajatella, että vaatimattomuus kaunistaa. Kirjan kirjoittajat ovat eri mieltä: lupaa paljon ja lunasta vielä enemmän. Esimerkiksi he nostavat rakennusalan yrityksen, joka lupaa tehdä putkiremontin kahdessa viikossa. Kilpailijoillakin on vastaavia tuotteita, nopeita putkiremontteja, mutta kukaan muu ei ole uskaltanut antaa asiakkaalle yhtä konkreettista palvelulupausta.

Samoin asiakaskokemuksen perustana on hypätä asiakkaan saappaisiin ja kulkea hänen matkansa. Jan Gylling kirjoittaakin kirjassa, että ”suurin osa käyttökokemukseen liittyvistä epäkohdista tulisi korjattua, jos yritykset joutuisivat itse käyttämään omia järjestelmiään.”

Varsin yleinen virhe yrityksessä on myös se, että ei korjata tuotteessa tai palvelussa olevaa vikaa, vaan lisätään väkeä asiakaspalveluun.

Ole riittävän hyvä

Viiden tähden asiakaskokemus herättää lukijansa huomaamaan, kuinka yksinkertaisilla arjen teoilla pystyy parantamaan asiakaskokemusta. Harva meistä odottaa saavansa kaupan kassalla sykähdyttävää palvelua. Helppo ja mutkaton asiointi riittävät.

Kirjan mielenkiintoisimmat teemat ovat esimiestyön ja työpäiväkokemuksen merkitys hyvän asiakaskokemuksen rakentamisessa sekä viestinnän, ja erityisesti sisäisen viestinnän, merkitys asiakaspalvelun sujuvuuteen.

Monien asiakaskokemusmittarien keskellä kirjassa muistutetaan, että hymy on erittäin hyvä asiakaskokemuksen mittari.

Onko sinulla jo myynnin ja markkinoinnin uutuusteos? Voit tilata omasi täältä!

 

Teksti: Anni Karppanen, Viestintäsuunnittelija, Myynnin ja markkinoinnin ammattilaiset MMA

Tyytyväinen työntekijä luo tyytyväisiä asiakkaita

Ahvenainen-Perttu160x160

– Yritysten olisi hyvä miettiä, miten ne asiakaskokemuksen ymmärtävät ja mitä ne osaavat ottaa siitä irti, sanoo yrittäjänä toimiva Perttu Ahvenainen, jolta pian ilmestyy yhdessä Sani Leinon ja Janne Gyllingin kanssa Viiden tähden asiakaskokemus -kirja.

Ahvenainen on osakkaana varausjärjestelmiin erikoistuneessa Taitorissa, jossa hoidetaan muun muassa tila-, työpiste- ja tarjoiluvarauksia sekä pyritään tilankäytön optimointiin toimitilamaailmassa. Hänen vastuullaan ovat pääasiassa yrityksen myynti ja markkinointi, mutta hän sanoo pyörittävänsä kokonaisvaltaisesti koko organisaation liiketoimintaa, kuten yrittäjät usein tekevät. Tälläkin hetkellä hän hoitaa seitsemää käyttöönottoprojektia samanaikaisesti.

– Yrittäjänä näkee monet asiat uusin silmin. Se, että teen asioita kokonaisvaltaisesti, on auttanut minua ymmärtämään, mitä kaikkea on osattava ottaa huomioon, kun pidetään huolta asiakkaista. Ajatukseni olen halunnut myös saada mukaan kirjaan, koska käytännön tietoa kaivataan kentällä, myös kouluttajana ja luennoitsijana toimiva Ahvenainen perustelee.

Vaikka kirja on jo valmis, työ jatkuu, koska asiakaskokemukseen liittyvässä sanansaattamisessa on Ahvenaisella vielä monenlaisia huolenaiheita. Hänen mielestään työpaikoilla ei ymmärretä, että tyytyväisen työntekijän ja asiakkaan välillä on selkeä korrelaatio. Hän sanoo, että hyvä työpäiväkokemus tai työntekijäkokemus tuottaa yhtä lailla hyviä asiakaskokemuksia.

– Jostain syystä ne eivät mahdu meillä samaan lauseeseen. Molemmista puhutaan, mutta ne ovat toisistaan erillään keskustelussa tai tekemisessä. Kaipaan kokonaisvaltaisempaa ymmärrystä, mutta valitettavasti nämä asiat nähdään siiloissa. Lisäksi asiakaskokemukseen vaikuttaa aidosti kaikki, ja sisäisellä viestinnällä on aivan erityinen merkitys oikeanlaisten viestien perille saattamisessa.

Ahvenainen haluaa jokapäiväisessä työssään soveltaa kirjansa oppia yrityksensä missioon sekä sen johtamiseen ja arkeen.

– Toinen tärkeä oppini on se, että asiakaskokemus on myös reaktio, joka vaikuttaa suoraan yrityksen kassavirtaan. Yrityksissä pitäisi mallintaa, mistä asiakaskokemus muodostuu, hän neuvoo.

Ahvenainen kertoo, että mallinnuksessa organisaation olisi hyvä löytää niin sanotut kokemuspisteet, joissa asiakas muodostaa itselleen mielikuvaa yrityksestä ja alkaa samalla kirjoittaa mielessään ikään kuin tarinaa siitä, mitä tämä organisaatiosta ajattelee. Näissä asiakaskohtaamisissa, jotka alkavat usein jo esimerkiksi verkkosivuilla tapahtuvan ilmoittautumisen yhteydessä, on tiedostamattomia pullonkauloja, joissa olisi mahdollisuus parantaa koettua palvelua paljonkin.

– Suosittelen mallintamaan koko palveluprosessin, koska työntekemisen jälki on tämän jälkeen mahdollisesti koordinoidumpaa. Selvityksen myötä tiedetään paremmin, mihin kannattaa yrityksessä keskittyä, ettei tehdä asioita vain sen vuoksi, kun muutkin tekevät tai koetaan, että on pakko tehdä, hän sanoo.

Asiakaskokemukseen panostamalla voidaan saavuttaa myös kilpailuetua muihin yrityksiin nähden.

Silloin kun tarjontaa alkaa olla jo riittävästi ja markkina on melko lailla kilpailtu, hinnalla ei voi enää erottautua muista. Sen sijaan asiakaskokemuksen avulla voi olla mahdollisuus vielä kasvaa, Ahvenainen kertoo täydellisen kilpailun tilanteesta ja myöntää, että jos tuote on ylivoimainen eikä kilpailijoita ole, asiakaskokemuksella ei ole niin suurta merkitystä.

Asiakaskokemuksen maailma on muuttumassa, ja erikoista siinä on se, asiantuntijakin voi joskus yllättyä. Hän myöntää, että havainnoiminen on hänen tapansa oppia ja tuottaa oppimateriaalia muille.

– Tulin itse yllätetyksi eräässä kivijalkakaupassa Helsingin keskustassa, jossa myyjä ohjasi kassalla maksuvaiheessa minut ostamaan vaatteita nettikaupasta, vaikka ostokset olisi voinut tehdä paikan päällä. Kyseinen tilanne oli poikkeava, koska meillehän on kaupanteosta opetettu, että asiakasta ei mielellään päästetä ilman ostoksia myymälästä ulos. Hetken mietittyäni oivalsin, että tämä käänteinen toimintamalli osoitti myyjän ennakoivan tulevaa. Tulevaisuudessa ihmiset ostavat vaatteet nettikaupoista, ja liikkeen myyjä halusi ohjata minut ostamaan jatkossa heiltä. Onhan parempi tehdä ohjaus itse kuin antaa mahdollisuus kilpailijalle, Ahvenainen muistelee tilannetta.

Lieneekö tästä jäänyt hänen mieleensä myös tarinan merkitys, ja tarinallistamisen nimeen hän uskoo nyt ja tulevaisuudessa. Hyvä tarina auttaa meitä muistamaan, koska se saa ihmiset ensin tuntemaan. Lisäksi hyvät tarinat jaetaan, ja niitä halutaan kuulla uudelleen.

– Koska tarinoissa on voimaa ja opillisia aineksia, ne ovat esimerkiksi oivallisia markkinoinnin ja myynnin opetusvälineitä ja työkaluja ja niiden avulla on helpompi jalkauttaa ymmärrystä ja osaamista organisaatioissa. Tällöin pystytään tuottamaan parempia asiakaskokemuksia, Ahvenainen perustelee.

Yksi hänen missioistaan on luoda ja kerätä opeiksi hyvinvoivien työntekijöiden tarinoita, joilla saavutetaan tyytyväisiä ja uskollisia asiakkaita. Mutta tämä on hänen mielestään vain yksi osa siitä, mitä yrityksissä pitää olla, jotta työtyytyväisyys paranee.

– Toki kokemuksesta tiedän, ettei mikään oppi autuaaksi tee. HR:llä on rekrytoimisessa valtava työ palkata organisaatiokulttuuriin sopivat ihmiset. Kyllähän jokainen ihminen ilmoittaa kiinnostuksensa organisaatiota kohtaan, jos siellä panostetaan henkilöstöön ja työntekijöillä on hyvä olla. Kaikki eivät kuitenkaan syystä taikka toisesta sovellu mukaan, koska malli edellyttää paljon myös työntekijältä itseltään. Aito välittäminen ei ole työnantajan puolelta paapomista, ja nämä asiat ovat aina haastavia, kun ihmiset ymmärtävät ne niin monella eri tavalla, hän sanoo.

Kun kysyn Ahvenaiselta, minkä yksinkertaisen neuvon hän useimmiten antaa yrittäjälle, joka haluaa kehittää omaa asiakaskokemustaan, hän vinkkaa ja esittää loppuun vastakysymyksen:

– Milloin olet viimeksi testannut asiakkaasi matkaa, kun hän käyttää palveluitasi?

Minulle tulee tunne, että Ahvenainen saa helposti asiakkaan oman ajattelun virkoamaan. Kun tämä haastattelun muodossa käyty asiakaskohtaaminen on päättymässä, Ahvenaisella on jo kiire seuraavaan paikkaan miettimään, miten saadaan aikaiseksi parempaa palvelua omien asiakkaidensa kanssa. Kysyn, mitä muuta siihen liittyy ja mitä muuta hänen mielessään liikkuu, mutta hän ei paljasta enempää tulevasta. Sain kuitenkin neuvon käydä katsomassa YouTubessa Simon Sinekin videoita, joissa tämä kertoo ajastaan hotellityöntekijänä ja joita kirjailija pitää esikoisteoksensa tasoisina esimerkkitapauksina.

Viiden tähden asiakaskokemus -kirjan julkistamistilaisuus pidetään 8.8.2017. Ilmoittaudu mukaan tästä.

Teksti: Taina Parviainen